martes, 10 de octubre de 2017

Empieza el curso político: la memoria, un primer paso.


Palabras clave: #ComPol #Memoria #OrganizaciónEntidad 

Hacer o no hacer una memoria de tu entidad una vez finalizado el curso no debería ser una opción. Es obligatorio para resumir tu año, para evaluar tu proyecto, para ser transparente y, a la vez, prepararse para lo que viene. La mayoría de expertos creen que realizar una memoria supone: "aportar transparencia y objetividad a la actividad profesional de cualquier organización".  Yo también lo creo.

Y además, y esto es lo destacable, lo logramos con un documento/acción que tiene como característica principal que debe ser "sencillo", "breve", "conciso" o "manejable". Lo que nos da a entender que: (1) no es un compromiso de la entidad que le vaya a robar mucho tiempo y (2) que sin embargo tiene un retorno positivo muy destacable.





¿Qué entendemos por memoria? 

Nos referimos a ella como un documento con temporalidad acotada, pero repetida en el tiempo para generar continuidad en su seguimiento. Se trabaja a nivel interno por la propia entidad y con información original: lo que supone una revisión y análisis de actuaciones, datos y estructuras y que, esto es lo importante, debe evaluar el cumplimiento de los objetivos. 

Debemos grabarnos en la mente que una memoria es "breve" y "sencilla". En esa brevedad debemos ser capaces de dar una imagen positiva de la entidad -mostrando su evolución y re-orientando objetivos- pero sin caer en el auto-engaño o la manipulación de los datos.  

¿Por qué no podemos caer en el auto engaño o la manipulación?

La memoria debe servirle a usted para evaluar su trabajo, no solo para que otros le conozcan. Caer en en la manipulación o el auto-engaño le llevará a ignorar sus puntos débiles y no reforzar los fuertes. 

Pensando en la elaboración de la memoria, y una vez hemos recopilado todos los datos necesarios, la estructura que recomiendo es la siguiente:
  • Portada: atractiva, pero sobre todo, incluya ya una definición de su entidad (desde la primera página apueste por trasladar un dato o una imagen a su lector). 
  • Mensaje central: incluya al principio una idea, una palabra, un slogan o una imagen que resuma su año de actividades. 
  • Cartas iniciales: inicie su memoria con cartas de los responsables de su entidad (o invitados de prestigio que estén vinculados por alguna razón con su entidad) que prologuen y resuman su año. Ellos ya nos deben introducir a los principales datos que veremos en la memoria e insistir en el mensaje principal que queremos trasladar.
  • ¿Quiénes somos? ¿Qué hacemos? ¿Cómo nos organizamos? No todo el mundo que lea la memoria conocerá su entidad. Incluya la respuesta a estas preguntas de una forma amena, ágil y atractiva.
  • Datos: resuman su año en gráficos, con datos; permita que la visión de los gráficos, sin sus comentarios, trasladen una imagen positiva de su año. Resalte lo mejor, a la vez que no oculte los malos datos. Eso sí, los datos peores deben argumentarse de alguna manera, analizarse y plantear soluciones. Podría ser necesario un apartado específico para tratar este hecho.
  • Resumen de actividades: apueste por resumir su año de manera amena. Una memoria digital podría incluir selección de videos. Otros una sucesión de carteles. Hay muchas alternativas, sea original en cualquier caso. Y breve.
  • ¿Queremos resaltar algo? Si hay un evento, dato o hecho que resaltar de su año: hágalo. Cree un apartado y, brevemente, explique qué es, cómo se desarrollo y qué implicó para la entidad.
  • Anexos: aquí puede incluir documentos, resoluciones, comunicados, estatutos,.... completa la información inicial. No aproveche esta zona para hacer eterna la memoria pero asumamos que aquí es donde tenemos más margen para incluir información adicional no relevante. Aquí es donde debe incluir la memoria económica.
  • Conclusión: finalice, si lo desea, dejando una reflexión final. Yo sinceramente no lo veo necesario aunque es una recomendación que encontrará en otros autores. Insisto en que no debemos pretender manipular o guiar al lector de la memoria. Usted informa y ellos deben sacar sus propias conclusiones para que la memoria tenga un efecto real sobre sus lectores.
  • Final: una frase, una cita, una imagen, un slogan,..... finalice con algo que llame la atención.

Y ya sabes....... 

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